"Никогда никому не позволяй владеть твоим расписанием". Это просто и очевидно, но гениально. На протяжении многих лет, когда я не следовал этим советам, я был напряжен и непродуктивен.
Постепенно я поняла, что планирование и следование рутине имеет огромное значение для того, что я чувствую и что я делаю. Вот некоторые из вещей, которые помогают мне управлять моим расписанием, которые вы можете найти полезными.
1. Создать рутину.
Над чем бы вы ни работали, создайте рутину. Блокируйте время для конкретных действий и придерживайтесь плана. Превратите свой календарь в кучу блоков и поместите действия в эти блоки. Если вам нужно свободное время, планируйте его.
Ваша рутина может меняться в течение года, но в любой момент лучше иметь план. Например, если вы работаете над запуском компании, и вам нужно заниматься поиском клиентов, кодированием и наймом персонала, то расставляйте приоритеты и блокируйте определенное время для каждого вида деятельности. Календарное приложение - очень полезный инструмент.
2. Групповые встречи и звонки в блоках
Например, если вам нужно ходить на собрания, блокируйте два с половиной дня в неделю для этих собраний, и ходите только в это время. Делайте то же самое для встреч в офисе. Таким образом, Вы не только создаете кусок времени для собраний, Вы также создаете другие блоки времени, которые Вы сможете использовать для важной работы. Делайте то же самое с звонками, и заказывайте их все обратно.
3. Оптимизируйте время для различных типов встреч
Лично я теперь большой поклонник 30-минутных встреч и 10-минутных звонков. Я думаю, что 10-минутные звонки - это отличный способ изначально связаться с кем-то или дать кому-то быстрый совет. Вы можете выбрать Google Hangout или Skype, если предпочитаете видеть человека, а не просто слышать его. Причина, по которой 10-минутные звонки работают, заключается в том, что люди пропускают стандартные ритуалы и доходят до сути дела. Попробуйте. Десять минут - это на самом деле много времени, если вы сосредоточитесь. Я предпочитаю делать такие звонки по пятницам, когда я обычно работаю дома.
Я не большой фанат вводных кофейных встреч, обедов и ужинов. Я большой поклонник кофе и обедов с людьми, которых я уже знаю. Такие встречи обычно продуктивны и веселы, но при первой встрече с кем-то продуктивнее сделать звонок или реальную 30-минутную встречу в офисе.
Вот типы встреч, которые Вы, возможно, захотите забронировать:
- 30-минутная встреча в офисе, чтобы познакомиться с кем-нибудь или наверстать упущенное.
- 45-минутное совещание за пределами офиса. Оставьте 15 минут на дорогу.
- 10-минутный звонок, чтобы помочь тому, кто нуждается в совете.
- 15-минутный ежедневный стенд - отлично подходит для стартапов и инженерных команд.
- 30-минутное еженедельное собрание персонала
Независимо от того, какие встречи вы проводите, сгруппируйте их по блокам в зависимости от вашего конкретного расписания. Если Вы чувствуете, что конкретному типу встречи требуется больше или меньше времени, тогда отрегулируйте блок соответствующим образом.
4. Использовать слоты для встреч
В Календаре Google есть отличная функция, называемая Слоты назначения. Она позволяет забронировать кусок времени, а затем разбить его на части. Например, я могу забронировать три часа встреч, а затем разделить их на три встречи - по часу на каждую. Или я могу забронировать один час звонков и разделить его на шесть звонков по 10 минут каждый. Есть также куча специфических инструментов.
Если Вы просите кого-то встретиться, всегда предлагайте несколько конкретных альтернативных времен, например, вторник в 16:30 или 17:00 в среду. Дэвид Тиш отлично выступил с докладом, в котором рассказал о составлении расписания встреч и о многих других основах общения.
5. Время для электронной почты
Это самый важный совет во всем посту. Электронная почта будет владеть вами, если вы не являетесь ее владельцем. Чтобы управлять вашим мэйлом, вы должны делать это постоянно. Для этого вам нужно запланировать время, чтобы почитать вашу электронную почту. Это абсолютно необходимо.